Ata de assembleia geral extraordinária

O que é a assembleia geral extraordinária

A Assembleia Geral é a denominação formal de uma “reunião” que pode ser realizada em diversas estruturas jurídicas, condomínios, cooperativas, associações e sociedades anônimas.

Neste conteúdo trataremos apenas das Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE) das Sociedades Anônimas, sejam de capital aberto ou capital fechado.

Sérgio Campinho conceitua a Assembleia Geral como “a reunião, o conclave dos acionistas de uma companhia, convocado e instalado na forma da lei e do seu estatuto social, para deliberar sobre matérias de interesse social.”

Importante destacar que a assembleia geral é composta pela totalidade dos acionistas de uma companhia, com ou sem direito a voto.

Diferenciam-se as Assembleias Gerais Extraordinárias e Ordinárias pela competência de cada uma, assim como pela forma de convocação e o período que serão realizadas.

Os temas de competência privativa da assembleia geral ordinária estão previstos no artigo 131 da Lei 6.404/76. Nesse sentido, a assembleia geral extraordinária será realizada para tratar sobre demais temas.

Em geral e segundo direcionamento da legislação, as AGEs de sociedades anônimas são realizadas para definir um assunto considerado de urgência, que necessite de deliberação ou posicionamento dos acionistas, e é possível afirmar que a AGE possui competência residual, haja vista que as matérias da AGO são definidas exaustivamente na legislação.

Nitidamente não possuímos uma definição legal para “assunto de urgência”, entretanto, a prática mostra que AGEs são convocadas para tratar de alterações de estatuto social, investimentos, decisões financeiras e operacionais, autorização para emissão de valores mobiliários, alteração da composição dos órgãos sociais, entre outros assuntos.

Em resumo, deve-se convocar uma AGE quando não for possível aguardar a reunião oficial, que possui uma data pré-definida, que chamamos de Assembleia Geral Ordinária.

Como funciona a Assembleia Geral Extraordinária e diferenças da AGO

A realização de uma AGE serve para formalizar decisões importantes e tratar de problemas, dúvidas e sugestões com rapidez, mitigando o risco de eventual ação judicial declarando a nulidade da decisão.

Importante ressaltar que a legislação, em seu artigo 122, determina que a assembleia geral possui competência privativa para determinados assuntos,.esse sentido, nem toda decisão pode ser tomada apenas pelos diretores da companhia, sob pena de serem responsabilizados nos termos da lei.

A legislação veda que a assembleia geral derrogue ou delegue os direitos essenciais dos acionistas, segundo interpretação do artigo 109 da Lei do Anonimato. Ainda, obsta-se que a assembleia geral pratique qualquer ato contrário ao acordo de acionistas, documento fundamental para sociedades anônimas. 

Precisamos brevemente expor o objeto da Assembléia Geral Ordinária para, por exclusão, tratar da assembleia extraordinária.

A AGO tem por objeto:

1. A tomada das contas dos administradores;
2. O exame, a discussão e a votação das demonstrações financeiras;
3. A deliberação sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
4. A eleição dos administradores e dos membros do conselho fiscal da companhia, quando aplicável.

Diante do exposto, entende-se que demais temas podem ser tratados tanto em AGE quanto em AGO e, conforme já exposto neste artigo, situações excepcionais ou extraordinárias acontecem com frequência no ambiente empresarial e, se essas situações não puderem ser resolvidas apenas pelos diretores, uma assembleia deverá ser convocada.

Motivos e convocação de uma AGE

Diferentemente de um contrato, não é possível delimitar os tópicos essenciais de uma Assembleia Geral Extraordinária, em razão de possuir competência residual, são vastas as matérias que podem ser tratadas nesse tipo de reunião.

Como o próprio nome diz, a AGE tratará de fatos que surgiram de forma extraordinária, ainda que previstos anteriormente.

Pode parecer contraditório uma situação extraordinária que foi prevista, entretanto, é comum no ambiente empresarial esse tipo de situação.

Cita-se, como exemplo, a conversão de um mútuo celebrado anteriormente ou a emissão de novas ações para formalização de um vesting; dúvidas sobre esses temas podem ser sanadas neste link.

É relevante ressaltar que a legislação não veda que a AGO seja realizada em conjunto com uma AGE.

Pela diferença de competência dessas duas convocações, para evitar a invalidação das deliberações sociais tomadas em AGO e que eventualmente fujam de sua competência, convoca-se simultaneamente as duas modalidades de assembleia.

Ressalta-se também a importância de marcar as datas da reunião com antecedência e esclarecer os temas que serão debatidos antes do dia. Em empresas com o quadro societário reduzido isso pode parecer excesso de zelo, entretanto, é comum que falhas na comunicação aconteçam e isso gera uma problemática.

Competência para convocação

Os órgãos de administração da sociedade são os responsáveis pela convocação das assembleias, pelo conselho de administração, se existente, ou pelos diretores, não estando o conselho de administração formalizado.

Nesses casos, em que a competência sobrará para os diretores, é preciso recorrer ao estatuto para verificar os trâmites para a correta convocação, podendo estar estabelecido que individualmente um diretor poderá realizar a convocação ou os dois em conjunto (quando aplicável).

Havendo mora na convocação dessas reuniões, a competência pela convocação poderá ser transferida para o conselho fiscal ou para um acionista de forma individual.

Direto à voz e o direito a voto

A lei dita que o direito à voz é de caráter universal e pode ser exercido por qualquer acionista, diferentemente do direito de voto, que será atribuído de acordo com o estatuto da sociedade e também com a lei.

Geralmente, o acionista que detém ações ordinárias de uma companhia pode exercer seu direito de voto.

Participação e voto a distância

Aplicável tanto para AGE quanto para AGO, é possível que acionistas participem e votem a distância nas assembleias gerais.

A matéria foi regulamentada pela Lei 14.030/2020, que surgiu da conversão da Medida Provisória n. 931/2020, editada no auge da pandemia COVID-19.

As assembleias digitais são aquelas nas quais os acionistas participam e votam a distância, podendo haver, inclusive, participação híbrida, com transmissão simultânea.

Certos requisitos para a validade dessas assembleias devem ser observados. A Instrução CVM n. 481/2020 é exaustiva na regência desse tipo de assembleia em sociedades de capital aberto, enquanto a instrução DREI n. 81/202, Anexo V, Seção VIII regula o aplicável para companhias de capital fechado.

Recomendações

Recomenda-se que toda sociedade anônima tenha em quadro de colaboradores ou parceiros, uma assessoria societária especializada, seja contábil  ou jurídica.

É fundamental que as assembleias gerais, sejam extraordinárias ou ordinárias, sejam realizadas com a frequência necessária e sigam todas as regularidades que a legislação impõe.

Ambas as formas de assembleia possuem grande regulação e seus trâmites podem ser confusos para quem não atua diariamente com a matéria. Nesse sentido, rememora-se que existem trâmites para correta legitimação da convocação e dos votos, procedimentos a serem seguidos e também formas para instrumentalizar cada reunião.

Cada uma das regras está exposta na Lei ou em instruções normativas, sejam da CVM sejam do DREI, recomenda-se uma pesquisa nesses órgãos para que nenhum trâmite seja esquecido ou passe despercebido, sujeitando a empresa em eventual irregularidade.

Referências.

•  CAMPINHO, Sérgio. Curso de Direito Comercial: sociedade anônima – 3. ed. – São Paulo: Saraiva Educação, 2018.
•  Lei 6.404/76, disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404compilada.htm>.