Ata de assembleia geral ordinária

A Assembleia Geral é a denominação formal de uma “reunião” que pode ser realizada em diversas estruturas jurídicas, condomínios, cooperativas, associações e sociedades anônimas.

Ata de assembleia geral ordinária

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O que é Assembleia Geral Ordinária

A Assembleia Geral é a denominação formal de uma “reunião” que pode ser realizada em diversas estruturas jurídicas, condomínios, cooperativas, associações e sociedades anônimas.

Neste conteúdo trataremos apenas das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) das Sociedades Anônimas, sejam de capital aberto ou capital fechado.

Sérgio Campinho conceitua a Assembleia Geral como “a reunião, o conclave dos acionistas de uma companhia, convocado e instalado na forma da lei e do seu estatuto social, para deliberar sobre matérias de interesse social.”

Importante destacar que a assembleia geral é composta pela totalidade dos acionistas de uma companhia, com ou sem direito a voto.

Diferenciam-se as Assembleias Gerais Extraordinárias e Ordinárias pela competência de cada uma, assim como pela forma de convocação e o período que serão realizadas.

Os temas de competência privativa da assembleia geral ordinária estão previstos no artigo 131 da Lei 6.404/76. Nesse sentido, a assembleia geral extraordinária será realizada para tratar sobre demais temas.

Em geral e segundo a legislação, as AGEs de sociedades anônimas são realizadas para definir um assunto considerado de urgência, que necessite de deliberação ou posicionamento dos acionistas, e é possível afirmar que a AGE possui competência residual, haja vista que as matérias da AGO são definidas exaustivamente na legislação.

Como funciona a Assembleia Geral Ordinária e diferenças da AGE

A Lei 6.404/76 lista as matérias que serão obrigatoriamente discutidas em AGO, nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, sendo elas:

  1. tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
  2. deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
  3. eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso;
  4. Aprovar a correção da expressão monetária do capital social (artigo 167).

Importante explicar a alínea “c” pois nem sempre será necessário eleger administradores e conselheiros, somente quando houver a necessidade de provimento desses cargos, nos termos do estatuto social.

Ainda, a Lei impõe a realização periódica das AGO, a razão dessa imposição está ligada ao objeto da AGO. Pela AGO tratar de matérias da vida social ordinária de uma sociedade, é importante que anualmente seja realizado esse conclave de acionistas.

Diante da periodicidade imposta pela lei, não são raras as situações que ocorre a convocação dos acionistas para deliberar em AGO e AGE, simultaneamente, o que é autorizado pelo artigo 131 da lei do anonimato, que prevê também a documentação das assembleias simultâneas na mesma ata.

Como já exposto, as matérias da AGO são definidas exaustivamente na lei e, portanto, as AGE possuem competência residual, por exclusão.

Daí decorre as principais diferenças entre cada uma das assembleias, o critério para distinguir as espécies de conclaves se baseia na competência em razão do seu objeto, do conteúdo da matéria colocada em pauta.

O artigo 122 da legislação aplicável prescreve a competência privativa da assembleia geral, isso significa que as matérias elencadas em lei são indelegáveis, não podendo, portanto, serem atribuídas a outros órgãos sociais, salvo restritas exceções.

Quando convocar  e quando adiar a AGO?

Como já exposto, a lei delimita que, em até 4 (quatro) meses do fim do exercício social, deve-se realizar uma AGO.

Em geral, o exercício social das sociedades coincide com o ano civil, em que pese essa coincidência não seja uma regra, podendo variar de sociedade para sociedade. É costumeiro que o estatuto estabeleça o fim do exercício social em 31 de dezembro apenas por uma facilidade fiscal.

Portanto, vamos supor que o exercício social da sociedade em debate seja conexo com o ano civil. Nesse sentido, é preciso realizar uma AGO até o final do mês de abril do ano seguinte.

Não acontecendo essa AGO, a sociedade estará em situação irregular, podendo sofrer certas restrições, principalmente com relação a obtenção de crédito em instituições bancárias. Sobre as penalidades e sanções, é importante destacar que as sociedades anônimas de capital aberto podem sofrer sanções mais punitivas que as sociedades de capital fechado.

Essa afirmativa é feita ao analisarmos o poder de fiscalização da Comissão de Valores Mobiliários. Segundo o artigo 6º da instrução CVM 480/09, aquelas empresas infratoras das normas da Lei de sociedades por ações estão sujeitas à advertência, multa, suspensão do cargo do administrador infrator, entre outras possíveis penalidades descritas na legislação.

Entretanto, é perfeitamente possível e não são raros os casos que empresas realizem a AGO anual em momento posterior, sanando a irregularidade; não existem óbices legais para tal mas é preciso destacar o risco das penalidades descritas.

Voltando para as razões de convocação, ressalta-se a necessidade de observar o objeto, ainda que a reunião seja convocada de forma retardatária.

Cientes de que é possível realizar uma AGO de forma extemporânea, salienta-se que às vezes, será necessário esse adiamento.

Muitas empresas são auditadas por empresas terceirizadas e, nesse sentido, pode haver atraso na entrega dessas auditorias, uma das razões para se adiar a AGO, haja vista que nessa reunião, deverão ser analisadas e aprovadas as contas dos administradores.

Nesse sentido, por óbvio, se a auditoria está defasada na entrega, não será possível encaminhar as contas dos administradores de forma antecipada e a AGO terá que ser adiada, devendo, entretanto, ser uma situação excepcional.

Regras gerais para publicação

COMPETÊNCIA PARA CONVOCAÇÃO

Os órgãos de administração da sociedade são os responsáveis pela convocação das assembleias, pelo conselho de administração, se existente, ou pelos diretores, não estando o conselho de administração formalizado.

Nesses casos, em que a competência sobrará para os diretores, é preciso recorrer ao estatuto para verificar os trâmites para a correta convocação, podendo se estabelecer que individualmente um diretor poderá realizar a convocação ou os dois em conjunto (quando aplicável).

Havendo mora na convocação dessas reuniões, a competência pela convocação poderá ser transferida para o conselho fiscal ou para um acionista de forma individual.

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A lei estabelece que a convocação da assembleia geral deverá ser por meio de anúncio público. O edital de convocação tem por finalidade dar conhecimento aos acionistas da realização da reunião assim como a ordem do dia, ou seja, os temas que serão tratados.

DIREITO À VOZ E O DIREITO A VOTO

A lei dita que o direito à voz é de caráter universal e pode ser exercido por qualquer acionista, diferentemente do direito de voto, que será atribuído de acordo com o estatuto da sociedade e também com a lei.

Geralmente, o acionista que detém ações ordinárias de uma companhia pode exercer seu direito de voto.

PARTICIPAÇÃO E VOTO A DISTÂNCIA

Aplicável tanto para AGE quanto para AGO, é possível que acionistas participem e votem a distância nas assembleias gerais.

A matéria foi regulamentada pela Lei 14.030/2020, que surgiu da conversão da Medida Provisória n. 931/2020, editada no auge da pandemia COVID-19.

As assembleias digitais são aquelas nas quais os acionistas participam e votam a distância, podendo haver, inclusive, participação híbrida, com transmissão simultânea.

Certos requisitos para a validade dessas assembleias devem ser observados. A Instrução CVM n. 481/2020 é exaustiva na regência desse tipo de assembleia em sociedades de capital aberto, enquanto a instrução DREI n. 81/202, Anexo V, Seção VIII regula o aplicável para companhias de capital fechado.

Perguntas frequentes sobre a assembleia geral ordinária

Onde deve ser realizada a Assembleia Geral Ordinária?

A AGO deve ser realizada, de preferência, na sede da companhia. Porém, a Lei 6.404/1976 estabelece que se por motivo de força maior, a AGO poderá ser realizada em outro lugar, desde que: (i) no mesmo Município da sede e; (ii) que seja indicado com clareza nos anúncios de convocação.

Quais são os procedimentos para a realização da Assembleia Geral Ordinária?

  • Previamente ao início da AGO, os acionistas deverão assinar o Livro de Presença.
  • O quórum em primeira convocação será a presença de acionistas que representem, no mínimo, 1/4 (um quarto) do total de votos conferidos pelas ações com direito a voto e, em segunda convocação, com qualquer número.
  • O acionista pode ser representado na AGO por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, que seja acionista, administrador da companhia ou advogado.
  • Salvo disposição contrária em Estatuto Social, os trabalhos da assembleia serão dirigidos por uma Mesa, constituída por Presidente e Secretário, escolhidos entre os presentes.
  • Dos trabalhos e deliberações da AGO será lavrada, em livro próprio, ata assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes.
  • Os administradores da companhia, ou ao menos um deles, deverão estar presentes à AGO para atender a pedidos de esclarecimentos de acionistas.
  • Havendo necessidade de esclarecimento, poderá ser adiada a deliberação e ordenar diligências.
  • Há exoneração de responsabilidade dos administradores em caso de aprovação, sem reserva, das demonstrações financeiras e das contas, com exceção de erro, dolo, fraude ou simulação.

Como fazer a publicação da Assembleia Geral Ordinária?

Ao final, a ata da AGO será arquivada na Junta Comercial e publicada em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da companhia, de acordo com o artigo 289, da Lei 6.404/76.

Não obstante a Lei 6.404/76 não preveja prazo específico para publicação da AGO, recomenda-se que a publicação seja feita até 30 (trinta) dias após o arquivamento na Junta Comercial.

Como se vê, a realização da AGO é importante para o funcionamento das Sociedades Anônimas, uma vez que tratará sobre a estrutura interna da companhia, bem como o negócio da companhia em si.

 

Referências

  •  CAMPINHO, Sérgio. Curso de Direito Comercial: sociedade anônima – 3. ed. – São Paulo: Saraiva Educação, 2018.
  •  Lei 6.404/76, disponível em <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l6404compilada.htm>.

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