Assembleia Geral Ordinária de SA’s de capital fechado

Assembleia Geral Ordinária de SA’s de capital fechado

A Assembleia Geral Ordinária Anual (“AGO”) é um evento anual obrigatório que deve ser realizado pelas sociedades anônimas de capital fechado, e sua finalidade é deliberar sobre assuntos relevantes da companhia.

Alterações legislativas

Para fins de esclarecimento, esse artigo tratará especificamente das Sociedades Anônimas de Capital Fechado, com foco, também, nas alterações que trouxeram facilitações às Companhias que possuem faturamento bruto inferior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais).

Ressalta-se que as alterações que facilitaram os procedimentos para estas Companhias estão previstas especificamente:

• No Marco Legal das Startups, que, em seu art. 16, alterou o art. 294 da Lei das S.A.’s;
• Na Instrução Normativa n.º 112/22 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI) que alterou o item 17.1 do Manual de Registro da Sociedade Anônima;
• Na Portaria n.º 12.071/21 do Ministério da Economia (ME).

Dos livros sociais necessários

Antes de adentrar ao assunto da AGO, ressalta-se a importância da manutenção dos livros societários da companhia. 

O livro de registro de ações nominativas, por exemplo, descreve quem são os proprietários das ações da companhia em conjunto com o livro de transferência de ações nominativas. 

Ademais, o art. 31 da Lei das S.A.’s define que se presume a propriedade da ação nominativa daquele que estiver inscrito com seu nome no livro de registro. Ou seja, é documento formal que constitui prova da propriedade das ações.

A título de exemplo, se uma sociedade anônima é criada com 3.000 (três mil) ações nominativas distribuídas entre 3 (três) acionistas, constará, para cada acionista, uma folha descrevendo a forma de aquisição (natureza da operação), quantidade de ações referentes à operação, espécie de ações (se ordinária ou preferencial), valor integralizado ao capital social, valor do capital social a integralizar, prazo para integralização, total de ações após a operação e eventuais averbações ou ônus relativos às ações.

Caso um dos acionistas venda suas ações para um terceiro, a transferência deverá ser registrada por termo no livro de transferência de ações, que determinará como se dará a natureza da operação, com a consequente baixa das ações alienadas pelo cedente (aquele que vende as ações) no livro de registro, com lançamento em nome do cessionário (aquele que adquire as ações).

De acordo com o art. 100 da Lei das S.A.’s, toda Sociedade Anônima de capital fechado, obrigatoriamente, deve manter, além dos livros obrigatórios a qualquer comerciante, os seguintes:

• Livro de Registro de Ações Nominativas para inscrição, anotação ou averbação, contendo: 
  • Nome do acionista e do número das suas ações; 
  • Das entradas ou prestações de capital realizado; 
  • Das conversões de ações, de uma em outra espécie ou classe; 
  • Do resgate, reembolso e amortização de ações, ou de sua aquisição pela Companhia; 
  • Das mutações operadas pela alienação ou transferência de ações; 
  • Do penhor, usufruto, fideicomisso, da alienação fiduciária em garantia ou de qualquer ônus que grave as ações ou obste sua negociação.
• Livro de Transferência de Ações Nominativas: 
  • Para lançamento dos termos de transferência, que deverão ser assinados pelo cedente e pelo cessionário ou seus representantes.
• Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e o de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas:
  • Se tiverem sido emitidas, observando-se, em ambos, no que couber, o disposto nos livros anteriores.
• Livro de Atas de Assembleias Gerais;
• Livro de Presença dos Acionistas;
• Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração e das Reuniões de Diretoria;
• Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Competência para votação

O art. 123 da Lei n.º 6.404/76 (“Lei das S.A.’s”) prevê que a convocação compete, em regra, a(o):

• Conselho de administração;
• Diretoria.

Excepcionalmente, também pode ser convocada por outros órgãos em determinadas condições:

• Pelo Conselho Fiscal, quando os órgãos da administração retardarem por mais de 1 (um) mês essa convocação, nos termos do art. 163, V;
• Qualquer acionista, quando os administradores retardarem por mais de 60 (sessenta) dias a convocação nos casos previstos em lei ou no estatuto;
• Acionistas que representem 5% (cinco por cento), no mínimo, do capital social, quando os administradores não atenderem, no prazo de 8 (oito) dias, a pedido de convocação que apresentarem, devidamente fundamentado, com indicação de matérias a serem tratadas;
• Acionistas que representem 5% (cinco por cento), no mínimo, do capital votante, ou 5% (cinco por cento), no mínimo, dos acionistas sem direito a voto, quando os administradores não atenderem, no prazo de 8 (oito) dias, a pedido de convocação de assembleia para instalação do Conselho Fiscal.

Quando realizá-la

Conforme o art. 132 da Lei n.º 6.404/76, a AGO deve ser realizada em até 4 (quatro) meses após o término do exercício social da companhia para tratar sobre:

• Tomada de contas dos administradores;
• Exame, discussão e votação das demonstrações financeiras;
• Deliberação sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
• Eleição e reeleição de diretores e membros do conselho fiscal, quando aplicável;
• Aprovação da correção da expressão monetária do capital social.

Caso o exercício social da companhia se confunda com o ano civil, ele se encerrará em 31 de dezembro do respectivo ano, a assembleia será realizada no ano seguinte ao término do exercício, com prazo máximo para realização até 30 de abril.

Portanto, é essencial analisar o que prevê o Estatuto Social da Companhia acerca de seu exercício social.

Qual a diferença entre AGO e AGE

A AGO é realizada anualmente para deliberações a respeito dos temas elencados no capítulo anterior, contudo podem surgir questões extraordinárias no decorrer do exercício social da companhia que podem exigir a realização de assembleia para deliberações de acionistas.

A título de exemplo, o falecimento ou a renúncia por parte de diretores após a realização da AGO obriga a realização de deliberação para eleição de substitutos. Nesse caso não será realizada nova AGO, mas uma Assembleia Geral Extraordinária (“AGE”) que o próprio nome explica tratar de assuntos ou fatos que surgiram extraordinariamente.

Assim, a AGO possui competência restrita, enquanto a AGE possui competência ampla, ou seja, pode tratar de matérias de competência da AGO, desde que não sejam de competência privativa.

Além disso, nada obsta que seja realizada AGO e AGE concomitantemente. Isso pode ocorrer quando coincidir a época da deliberação das matérias de competência da AGO com matérias de competência da AGE. 

A título de exemplo, uma companhia que esteja em processo de investimento com emissão de ações para subscrição precisará realizar uma AGE para aprovação da emissão das ações e de sua subscrição e integralização pelo acionista que passará a detê-las. Para fins de economia de atos e de tempo, as assembleias poderão ser tomadas em conjunto se próximas dos quatro primeiros meses do exercício social.

Atos preparetórios publicações

Antes da realização da AGO, é necessária a publicação dos seguintes documentos da administração, como prevê o art. 133 da Lei das S.A.’s:

• Relatório da administração sobre os principais negócios sociais e fatos administrativos ocorridos no exercício social findo;
• Cópia das demonstrações financeiras que devem incluir: (i) balanço patrimonial; (ii) demonstração do resultado do exercício (“DRE”); (iii) demonstração de lucros ou prejuízos acumulados; (iv) demonstração dos fluxos de caixa (esse documento é desobrigado se o patrimônio líquido, na data de fechamento, for inferior a R$ 2.000.000,00);
• Parecer dos auditores independentes, se houver;
• Parecer do conselho fiscal, inclusive constando votos dissidentes, se houver;
• Demais documentos que possam ser importantes para assuntos incluídos na ordem do dia.

Esses documentos devem ser publicados com no mínimo 1 (um) mês de antecedência à realização da AGO, nos termos do art. 133 da Lei das S.A.’s. Os anúncios devem indicar o local ou locais onde acionistas poderão obter cópias dos documentos (§1º), bem como a Companhia deverá enviá-los para acionistas que o pedirem por escrito (§2º). Na hipótese de o prazo ser desrespeitado, este poderá ser sanado com a publicação dos documentos citados antes da realização da AGO.

As publicações, ainda, devem obedecer às seguintes regras previstas no art. 289, caput e demais parágrafos, da Lei das S.A.’s, vejam-se:

• Deverão ser efetuadas em jornal de grande circulação editado na localidade em que esteja situada a sede da Companhia, de forma resumida com divulgação simultânea da íntegra dos documentos nas páginas do mesmo jornal na internet, que deverá providenciar certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos na página própria emitida por autoridade certificadora;
• No caso de demonstrações financeiras, a publicação resumida conterá, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal;
• Se no lugar da sede da Companhia não for editado jornal, a publicação se fará em órgão de grande circulação local;
• As publicações devem ser feitas pela Companhia no mesmo jornal, e qualquer mudança deve ser precedida de aviso aos acionistas no extrato da ata da AGO.

Entretanto, principalmente em razão dos custos envolvidos para a realização de todas as publicações, a legislação foi modificada com o intuito de facilitar publicações para Sociedades Anônimas que possuam faturamento bruto anual inferior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais). A principal novidade é possibilidade de realização das publicações de forma eletrônica.

A primeira alteração foi trazida pelo Marco Legal das Startups, Lei Complementar n.º 182/21, que em seu art. 16 alterou o art. 294 da Lei das S.A.’s. Essa alteração foi corroborada pela Portaria ME n.º 12.071/21, bem como pela Instrução Normativa DREI/ME n.º 112/22.

Diante dessas alterações, segundo o art. 294 da Lei das S.A.’s, caso a companhia tenha receita bruta anual inferior a R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), poderá:

• Realizar as publicações ordenadas de forma eletrônica, em exceção ao art. 289 citado acima;
• Substituir os livros sociais físicos por registros mecanizados ou eletrônicos.

As publicações no SPED  podem ser realizadas gratuitamente por meio do site Central de Balanços, conforme a previsão do art. 289, §5º, da Lei das S.A.’s. O arquivamento da publicação nas juntas comerciais poderá ser realizado com a apresentação de um recibo emitido pelo sistema.

Modo de convocação e local

A convocação da AGO deve ser realizada pelo órgão de administração da empresa (conselho de administração ou diretoria), por meio de anúncio publicado por 3 (três) vezes, no mínimo, contendo, além do local, data e hora da assembleia, a ordem do dia, e, no caso de reforma do estatuto, a indicação da matéria que será deliberada, nos termos do art. 124 da Lei das S.A.’s.

Segundo o art. 289, I e II, da Lei das S.A.’s, as publicações devem ser realizadas em jornal de grande circulação editado na localidade da sede da Companhia, resumidamente e com divulgação, na íntegra, dos documentos na página do mesmo jornal na internet, com certificação digital da autenticidade dos documentos. 

Quanto às demonstrações financeiras, a publicação de forma resumida deve conter, no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, bem como extratos das informações relevantes em notas explicativas e pareceres de auditores independentes e do conselho fiscal.

Tratando-se de companhia fechada com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), a convocação poderá ser realizada por meio do sistema eletrônico chamado Central de Balanços (CB) disponibilizado pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Caso a convocação seja realizada dessa forma, a convocação dos acionistas será realizada mediante única publicação e não três, desde que obedecidos aos prazos.

Nos termos do art. 124, §1º, I, da Lei das S.A.’s, no caso de primeira convocação, deverá ser realizada com pelo menos 8 (oito) dias de antecedência. No caso de segunda convocação, deverá ser realizada om antecedência mínima de 5 (cinco) dias.

Nas companhias fechadas, confrome o §3º do dispositivo citado, o acionista que tiver 5% ou mais do capital social será convocado por telegrama ou carta registrada, desde que o tenha solicitado por escrito à companhia com indicação de seu endereço completo e do prazo de vigência do pedido que não poderá ser superior a 2 (dois) exercícios sociais (a convocação dessa forma não dispensa a publicação).

Ainda que ocorra alguma desobediência às publicações e prazos, a AGO será reputada regular se todos os acionistas comparecerem, nos termos do §4º do dispositivo citado.

A AGO deverá ser realizada, preferencialmente, no edifício sede da companhia ou em outro local, por motivo de força maior e desde que indicado com clareza nas publicações.

A Companhia também poderá optar por realizá-la de forma digital, conforme §2º-A do artigo mencionado.

Quórum de instalação

O quórum de instalação da AGO é o número de acionistas presentes que representem o mínimo exigido por lei para início dos trabalhos da AGO. 

Nos termos do art. 125 da Lei das S.A.’s, a AGO será instalada com a presença de, no mínimo, um quarto do capital social da empresa, ou seja, acionistas que representem pelo menos 25% (vinte e cinco por cento) do seu capital social. 

Caso o quórum mínimo não seja alcançado na primeira convocação, a AGO poderá ser realizada em segunda convocação, com qualquer número de acionistas presentes, respeitando-se o prazo de publicação para segunda convocação referenciado no capítulo anterior.

Representação na AGO

Segundo o art. 126 da Lei das S.A.’s, as pessoas presentes à assembleia deverão provar que são acionistas, da seguinte forma:

• Titulares de ações nominativas exibirão documento de identidade;
• Titulares de ações escriturais ou em custódia, exibirão documento de identidade e comprovante expedido pela instituição financeira depositária, se o estatuto exigir;
• Os titulares de ações ao portador exibirão os respectivos certificados, ou documento de depósito;
• Os titulares de ações escriturais ou em custódia, exibirão documento de identidade e, se o estatuto exigir, comprovante expedido pela instituição financeira depositária.

Nada obsta a representação do acionista por procurador constituído há menos de 1 (um) ano, que seja acionista, administrador da companhia ou advogado, nos termos do §1º do dispositivo citado.